Toruńskie Centrum Usług Wspólnych wystartowało z początkiem stycznia ubiegłego roku. Realizuje głównie usługi finansowo-księgowe, płacowe i podatkowe dla miejskich jednostek. Jest ich dokładnie 75, w tym wszystkie miejskie placówki oświatowe. Celem TCUW jest podniesienie efektywności działania oraz optymalizacja kosztów obsługi miejskich jednostek.

Księgujemy rocznie ponad 45–46 tys. dokumentów księgowych z obsługiwanych placówek. Aby zapewnić sprawne działanie, potrzebny jest optymalny, dobry przepływ dokumentów między jednostkami obsługiwanymi a centrum usług wspólnych. Ważną rolę odgrywają platformy informatyczne, które zapewniają sprawną komunikację. W działalności centrum usług wspólnych kluczowa jest możliwość elektronicznego przesyłania dokumentów i zintegrowania tego elektronicznego przesyłu z systemami finansowo-księgowymi – podkreśla Paweł Modrzyński, dyrektor Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych.

ChainDoc, autorskie rozwiązanie Atende oparte na technologii blockchain, wspiera działalność TCUW poprzez uwierzytelnianie dokumentów przekazywanych drogą elektroniczną, co ogranicza konieczność użycia papieru lub wdrażania innych kosztownych rozwiązań. ChainDoc został zintegrowany z platformą ISOD (Internetowy System Obiegu Dokumentów) – istniejącym rozwiązaniem stworzonym wcześniej dla TCUW, której celem jest wymiana elektroniczna dokumentów pomiędzy TCUW a jego klientami.

Elektroniczna komunikacja między jednostkami jest dużo efektywniejsza, szybsza, zapewnia obu stronom pełen dostęp do dokumentu i umożliwia nam ograniczenie przepływu papierowych dokumentów. Proszę sobie wyobrazić, że jeżeli obsługujemy 46 tys. faktur w ujęciu rocznym, to fizycznie te dokumenty musiałyby trafić do księgowych, którzy wprowadzaliby je w system finansowo-księgowy – mówi Paweł Modrzyński.

Dokumenty finansowo-księgowe oraz płacowe przechodzące przez system zapisywane są poprzez ChainDoc w oparciu o technologię blockchain na trwałym nośniku, która pozwala zabezpieczyć dokumenty zawierające podpis elektroniczny przed np. modyfikacją dokonaną przez osoby trzecie.

Dane przechowywane są na serwerach Exea – publicznego podmiotu, który nie tylko dostarcza przestrzeń niezbędną dla plików, lecz także bierze udział w rozwiązaniu Atende jako węzeł walidacyjny zapewniający wiarygodność trwałego nośnika.

Technologia blockchain ma kilka atrybutów, dzięki którym idealnie nadaje się do zabezpieczania treści. Umieszczenie danych w specjalnych łańcuchach bloków i rozproszenie ich pomiędzy wiele węzłów, w tym węzły zaufane, powoduje, że dane tak zapisane traktuje się jako niezmienialne. Dane raz zapisane w blockchain traktujemy jako nieusuwalne i niezmienialne. ChainDoc od Atende pozwala – dzięki wygodnemu API – utrwalać dokumenty w blockchain z poziomu własnych systemów ERP czy CRM, które ma dana instytucja – dodaje Michał Legumina, dyrektor Działu Innowacji i Rozwoju w Atende.

ChainDoc został zaprojektowany w sposób pozwalający na integrację praktycznie z dowolnym systemem. Poza obiegiem dokumentów znajduje zastosowanie w m.in. systemach CRM (utrwalenie momentów, kiedy faktycznie kontakt z klientem miał miejsce), systemach ERP (utrwalanie skanów dokumentów, umów etc.), procesach technologicznych produkcji (utrwalanie kolejnych etapów procesu).

Źródło: Newseria